Eigene App erleichtert das Bestellen

Das familiengeführte Unternehmen Ehlers Baumschulpflanzen aus Westerstede setzt seit über zehn Jahren auf die GaLaBau-Software von Rita Bosse. „Ehlers Baumschule ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Das immer größer werdende Sortiment hat unsere alte Software einfach nicht mehr geschafft“, erinnert sich Rieke Ehlers, Geschäftsführerin bei Ehler Baumschulpflanzen. Eine Alternative musste her, um die Anforderungen der Zukunft zu erfüllen. Heute produziert der Betrieb auf einer Fläche von 20 Hektar, davon 14 Hektar Containerflächen und 14.500 Quadratmeter überdachte Gewächshausfläche, ein umfangreiches Sortiment für inhabergeführte Gartencenter und Handelsbetriebe. Mit 25 Mitarbeitenden beliefert Ehlers nicht nur Kunden in Deutschland, sondern auch in Österreich, den Niederlanden und Dänemark.

Aufmerksam auf Rita Bosse wurde Ehlers Baumschulpflanzen während einer Messe in Schleswig-Holstein. „Der Messestand und die vorgestellten Funktionen haben uns sofort überzeugt. Besonders die Module für Einkauf und Verkauf erschienen uns als genau die Lösung, die wir brauchten“, erzählt Ehlers. Die Softwareeinführung selbst verlief bemerkenswert reibungslos. Ein Rita Bosse Mitarbeiter schulte das Team vor Ort, und die intuitive Benutzeroberfläche ermöglichte eine schnelle Einarbeitung. „Die Nutzung der Software ist historisch gewachsen“, so Ehlers. „Mit der Zeit sind immer mehr Module hinzugekommen.“ Heute bildet die Rita Bosse Software das Rückgrat der betrieblichen Prozesse. Zehn Arbeitsplätze, verteilt über Büro und Produktionshallen, nutzen die umfassenden Funktionen. Von der präzisen Bestandsführung über die komplexe Speditionssteuerung bis hin zur integrierten Buchhaltung – die Software bildet sämtliche Geschäftsprozesse ab.

Gerade im Ein- und Verkauf ist die Softwarelösung für Baumschulen nicht mehr wegzudenken. „Die Verkaufsmodule unterstützen den gesamten Verkaufsprozess von der Erstellung von Angeboten und Aufträgen bis hin zur Preisgestaltung und Kundenverwaltung. Auch Sonderaktionen wie „Angebote der Woche" können über die Software koordiniert werden“, sagt Ehlers. Die Bestandsführung wird zentral über ein auf Baumschulen zugeschnittenes Modul organisiert. Mithilfe der mobilen App können Bestände direkt vor Ort, beispielsweise im Quartier, erfasst und aktualisiert werden.

© Ehlers

„Die Software hat uns geholfen, effizienter zu arbeiten und viele Prozesse zu digitalisieren" Rieke Ehlers

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Tagesgeschäft ist die Erstellung und der Druck von Etiketten. Diese Etiketten enthalten alle relevanten Informationen wie Preise, EAN-Codes und auf Wunsch auch mehrsprachige Beschriftungen. Zusätzlich können QR-Codes integriert werden, die zu einem digitalen Pflanzenratgeber führen, sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Pflanzenpässe. „Der Etikettendruck vereinfacht die Vorbereitung der Pflanzen für den Verkauf und bietet unseren Kunden eine optimale Unterstützung“, erklärt Ehlers.

Ein besonderes Beispiel für den individuellen Service Rita Bosses ist die für Ehlers entwickelte mobile App zur Unterstützung der Hausmesse. „Einmal im Jahr veranstalten wir eine zweimonatige Hausmesse, zu der wir alle Kundinnen und Kunden einladen“, erklärt Ehlers. „In den Monaten November und Dezember werden viele Bestellungen aufgegeben, sodass es in der Vergangenheit schnell unübersichtlich werden konnte.“ Die Lösung ist eine App auf dem Tablet: In enger Zusammenarbeit mit Rita Bosse entstand eine maßgeschneiderte Lösung, mit der Kundinnen und Kunden direkt vor Ort Bestellungen aufgeben können, die automatisch ins System übertragen werden. „Die Entwicklung der App lief gut und strukturiert ab“, erinnert sich Ehlers. Im März 2024 startete die Entwicklung der App, pünktlich zur Hausmesse im November war sie einsatzbereit.

Nicht nur die eigens entwickelte App erleichtert dem Traditionsbetrieb den Alltag. Zeitaufwendige manuelle Prozesse wurden automatisiert, die Datenstruktur wurde verlässlicher und transparenter. „Man wird zur Ordnung ‚gezwungen‘ und genau das zahlt sich aus“, so Ehlers. „Die Software hat uns geholfen, effizienter zu arbeiten und viele Prozesse zu digitalisieren", resümiert sie.