Keine Buchung ohne Beleg

Die Speakers Corner auf der Fachmesse in Essen bot Experteninformationen zu Chancen und Herausforderungen für den mobilen Handel. Aus Sicht eines Betriebsprüfers der Landesfinanzverwaltung gab Diplom-Finanzwirt Timo Tückmantel, Remscheid, in privater Person Tipps für die ordnungsgemäße Buch- und Kassenführung: „Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gelten für jeden, der steuerrechtlich zum Anfertigen von Aufzeichnungen verpflichtet ist." Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg! Eine Buchführung muss unabänderbar sein, Bleistifteinträge sind nicht erlaubt.

Elektronisch erstellte Dokumente, beispielsweise mit MS Word/Excel erstellte Rechnungen, müssen elektronisch und unabänderbar aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck genügt nicht. Empfehlenswert sei grundsätzlich die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems.

Keine Ausrede lässt die Finanzverwaltung bei einer defekten Kasse gelten. Der Unternehmer trägt das Risiko eines eventuellen Datenverlusts.

Geringfügige Mängel führen zu einer Hinzuschätzung durch das Finanzamt und somit einer Erhöhung der Steuerlast. Bei schwerwiegenden Mängeln verliert die Buchführung ihre Beweiskraft, das Finanzamt schätzt den kompletten Gewinn.