Rechnungen elektronisch möglich

Der empfangende Unternehmer hatte aus der elektronischen Rechnung nur dann einen Vorsteuerabzug, wenn die Rechnung eine digitale Signatur aufwies und diese auch gespeichert wurde oder wenn der empfangende Unternehmer an dem sogenannten BDI-Verfahren teilnahm. Das hört sich so kompliziert an, wie es ist. In der Praxis hatte aufgrund der bürokratischen Vorgaben die elektronische Rechnung eine eher untergeordnete Bedeutung; musste doch der empfangende Unternehmer immer befürchten, dass er aus diesen Rechnungen, keinen Vorsteuerabzug bekommt.

Vereinfachung seit Juli

Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 wurden nun die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert. Eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nun grundsätzlich jede Rechnung, die nicht auf Papier übersandt wird. Anerkannt werden Rechnungen jetzt als elektronisch, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Im Übrigen müssen die gesetzlichen Anforderungen an den Rechnungsinhalt, wie auch auf der Papierrechnung gefordert, vorliegen.

Die „Echtheit“ der Rechnung ist laut Aussagen des Bundesfinanzministeriums dann gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts gilt als garantiert, wenn die erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert wurden. Die Lesbarkeit ist gewährleistet, wenn die Rechnung einfach zu lesen ist. Da seit dem 1. Juli 2011 keine elektronische Signatur durch das BDI-Verfahren mehr notwendig ist, fordert die Verwaltung nun ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Im Endergebnis bedeutet dies, dass der Rechnungsempfänger überprüfen muss, ob er die Leistung bezogen hat und ob die Abrechnung auch insoweit korrekt ist. Eine Vorgabe, wie die Überprüfung geschehen soll, wird vom Gesetzgeber nicht gemacht. Diese Prüfung als solche ist weiterhin aufzeichnungspflichtig. Soweit die oben genannten Vorgaben erfüllt werden, hat der empfangende Unternehmer grundsätzlich den Vorsteuerabzug.

Elektronische Rechnungen elektronisch aufbewahren

Eine Unterscheidung zu den Papierrechnungen existiert allerdings bei der Aufbewahrung. Aufzubewahren ist die elektronische Rechnung als solche in dem elektronischen Format der Ausstellung oder des Empfangs. Die Aufbewahrung lediglich eines Papierausdrucks genügt nicht. Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (im Steuerrecht also zehn Jahre) lesbar und maschinell auswertbar sein. Die Aufbewahrung hat außerdem auf einem Datenträger zu erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs, nicht aber eine Festplatte oder ein USB-Stick. Die Neuregelung ist anwendbar auf sämtliche elektronischen Rechnungen für Umsätze, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden.

Abstimmung mit Steuerberater sinnvoll

Wie die Vorgaben des Gesetzgebers allerdings in der Praxis umgesetzt werden, bleibt abzuwarten. Inwieweit dies im Gartenbau zum Beispiel für Umsätze über den Shop der eigenen Homepage und Einkäufe (zum Beispiel über ebay) zu beachten ist, sollte wegen der Unterschiedlichkeit der Absatz- und Einkaufsformen mit dem Steuerberater des Betriebs abgestimmt werden.